Personalhandlingar är viktiga dokument inom ett företag. Varje anställd har rätt att få sina uppgifter låsta och säkra.
Förvaring av personaldokument är en del av företagets tekniska arbetsområden, som även kallas filhantering. Inom den administrativa verksamheten som bedrivs handlar det inte bara om att förvara handlingar, viktiga skriftliga handlingar och akter på ett ordnat och rent sätt, utan även om att förvara dem på ett säkert sätt.
I detta sammanhang bör särskilt personalakterna, som också omfattas av motsvarande dataskyddsbestämmelser, skyddas mot obehörig åtkomst och inspektion av tredje part. Detta gäller även förlust av personalakter på grund av stöld eller oförutsedda händelser.
Optimering av ditt arbete
En annan effekt som uppnås genom korrekt och förnuftig administration av personaldokument är den ekonomiska effektiviteten i hanteringen av dokumenten och öka effektiviteten i kontorsarbetet. Målet här är att optimera företagsrelaterade processer genom effektiv dokumenthantering ab
Av denna anledning, i ett så -kallat personregister, som det ofta är känt sedan tidigare, finns det knappt fortfarande några inrymda personalakter. Arkivsystemet har ersatts av moderna, innovativa och utrymmesbesparande enheter.
En praktisk innovation för säker förvaring av personalakter är de lösningar som kallas personalpärmar. De har inbyggda avdelare och enheter för enkel arkivering av de olika dokument som utgör en personalakt. För att snabbt kunna hitta och systematisera dokumenten är det lämpligt att ordna dem efter personuppgifter, avtal, aktiviteter och lön, kategorin hälsa och närvaro.
Separatorer säkerställer tydlighet
Detta kommer att göras genom så kallade skiljeblad för vidare korrespondens och andra handlingar, som kompletterar en personalakt. Avdelningarna kan även utökas till att omfatta specifika personer och företag efter behov
Dessa personalmappar kan kombinerat med ett så kallat checklisttestamente. Detta möjliggör en snabb överblick över aktuell status för personaldokumenten och deras fullständighet. Att de är gjorda av stabil kartong eller högkvalitativ plast säkerställer att personalhäftapparaten har lång livslängd.
Förvara personalfiler i kassetter
Beroende på system kan personalhäftapparaten antingen användas som en lämplig version för så kallad platt arkivering eller för införande i dokumentutdrag. För den senare varianten finns motsvarande hängskenor på personalhäftapparaten. Med hänsyn till aspekten förvaring av personalakter är det grundläggande att dessa inte deponeras tillsammans med de dagliga handlingarna för interna processer och utnämningar.
En praktisk lösning för detta är olika typer av kassetter eller förvaringsbehållare, som huvudsakligen är tillverkade av robust och inbrottssäkert stål. I detta avseende rekommenderar vi även stålkassetterna, som på ett tillförlitligt sätt kan låsas och användas beroende på omfattningen av de personliga dokument som ska tas in.
Från de minsta stålkassetterna är dessa initialt lämpliga för att rymma minst tolv personliga pärmar. Om antalet dokumentmappar som ska lagras ökar, erbjuder många tillverkare så kallade filer och hängfiler för säker, diskret och konfidentiell lagring. Dessa är också extremt motståndskraftiga mot mekanisk påfrestning och skyddar samtidigt filer från att förstöras eller skadas av öppen eld.
Särskilt skydd med stabila arkiveringsskåp
De stabila arkivskåpen och hängmapparna erbjuder ett högt skydd mot datastöld, vilket gör att ett ökat behov av säkerhet och ökad känslighet med säker hantering av personalrelaterad information kan beaktas
Lös- bladarkivering hjälper till att spara tid
I vissa ekonomiska områden och kontorsområden, säker hantering av personaldokument, vilket också kan innebära kallas massregister, har bevisat sig i genomförandet av den så kallade lösbladsarkiveringen.
Fördelarna med denna förvaringsform är att en lösbladsarkivering av personliga handlingar kan anses vara säker beroende på konsekvent utförande av motsvarande arbetsprocesser. Ytterligare aktiviteter som hålslagning och häftning av dokumenten är inte längre nödvändiga eftersom dokumentet bara behöver placeras inuti. Personalakterna är indelade i olika typer av skriftligt material. Både omfattande och tunna filer är ordnade på samma sätt
Mappar och stretchmappar – efter behov
Sk fläktmappar används för de inte så tjocka dokumentera och filerna. Verktygen som kallas stretchmappar är användbara för dokumentsystematisering i de omfattande filerna. Sammantaget kan dessa arkivsystem låsas in i ett centralt register för säker förvaring av personalhandlingar. Om en fil eller personalmapp tas bort, infogas en så kallad utmapp på sin tomma plats för att den ska kunna hittas snabbt.
