Tjänsteresor är en del av vardagen för många anställda. För att inget ska gå fel med en sådan affärsresa , bör den vara väl förberedd och planerad.
Oavsett om du planerar dem själv eller låter en assistent göra det finns det mycket att tänka på. En checklista kan vara användbar här, som ansvarig person enkelt kan arbeta igenom.
1. Allmänna researrangemang
Formaliteterna bör vara klara långt innan en affärsresa, så att alla nödvändiga dokument är tillgängliga när du påbörjar din resa.
Först bör ID-kortet eller passet kontrolleras för giltighet. Om du reser till ett land som det krävs visum för måste du ansöka om ett i god tid. Det kan också bli nödvändigt att ansöka om ett utländskt sjukförsäkringsintyg och teckna en reseförsäkring utomlands. Bagageförsäkring är också en bra idé, eftersom bagage alltid försvinner på utlandsresor. Det bör också klargöras om vissa vaccinationer är nödvändiga. Så det borde finnas:
- Pass eller ID-kort
- Eventuellt ett visum
- Internationellt reseförsäkring
- Internationellt hälsointyg
- aktuellt vaccinationsintyg (om nödvändigt)
- Bagageförsäkring – eller annan reseförsäkring
2. Resebokning – flyg, tåg, bil
Beroende på resmålet för en affärsresa kan det bli nödvändigt att boka ett flyg, en tågresa eller en hyrbil, vilket bör göras i god tid så att det inte blir några problem med resan. Vid resor med tåg ska det klargöras hur du får biljetter och vid uthyrning av fordon ska givetvis giltigt körkort finnas. Dessutom behöver du i de flesta fall boende på resmålet, så du ska inte glömma att boka hotell. En servicelägenhet kan finnas, men dess användning bör också klargöras i förväg. De viktigaste dokumenten är:
- Körkort
- Hotellbokning
3. Betalningssätt
Alla som reser utomlands bör också ha relevant information om deras checklista för betalningsmedel. Företag har vanligtvis egna kreditkort som kan användas på sådana resor. Om ett sådant kort inte är tillgängligt kan du antingen få kontanter i lämplig valuta eller resecheckar. Många anställda använder sitt eget betalkort på tjänsteresor och reglerar utgifterna med sitt företag efter resans slut. Här bör det dock klargöras om bolaget godkänner detta upplägg. Checklistan ska användas för att kontrollera om följande betalningsmedel är tillgängliga:
- Kreditkort
- EC-kort
- Resecheckar
- Kontanter
4. Nödvändiga dokument/bokningskalender
Under en affärsresa har du antingen kundkontakter eller deltar i konferenser. Sådana möten kräver vanligtvis handlingar som inte får glömmas. Därför bör alla nödvändiga dokument sammanställas i förväg. Om handlingarna är viktiga ska kopior göras och originalen ska finnas kvar i företaget. Detta förhindrar att de tappas bort och du kan vara säker på att minst ett exemplar finns kvar i företaget. För att alla möten ska kunna hållas i tid bör de handlingar du tar med dig självklart inte vara utan din egen möteskalender. Viktiga är:
- Kopior av viktiga dokument
- Utnämningskalender
5. Checklista av andra viktiga objekt
Vid tjänsteresor där du själv håller föreläsningar eller ska anordna presentationer bör de tekniska förhållandena på resmålet vara klarlagt i förväg. Vid behov kan hjälpmedel som en bärbar dator, projektor eller annat behöva organiseras eller tas med.
En företagsmobil bör också finnas tillgänglig så att du även kan samordna med företagsledningen med kort varsel när du är utomlands. Naturligtvis måste detta aktiveras och fungera för främmande länder. Rätt och lämplig klädsel är också en del av de självklara förberedelserna. Följande måste därför organiseras eller tas med dig i ett tidigt skede:
- Teknik på destinationen
- Mobiltelefon
- Bärbar dator eller projektor (om nödvändigt)
- Kläder (välj kläder enligt klimat och tillfälle)
