I ett företag finns det otaliga dokument som inte bara kan slängas. All företagskorrespondens, såsom inkommande och utgående fakturor, ansökningar, godkännandebesked, kallelser, bokningsbekräftelser och mycket mer kan inte bara återvinnas. Enligt lagstiftarens vilja ska viktiga handlingar förvaras under en viss tid.
För att lagra de olika dokumenten väl sorterade kan du skapa ett arkiv. På så sätt har du inte otaliga papper liggandes på din arbetsplats och du skapar ordning och reda.
1. Skapa en struktur
För att kunna skapa ett arkiv måste man skapa en struktur i förväg för att överväga att skapa tillräckligt med utrymme och tillhandahålla nödvändiga redskap. Ett tomt kontor eller ett torrt källarrum kan fungera som plats.
För att skapa en grov struktur kan det vara bra att använda vägghyllor vars individuella ytor används för exempelvis specifika ämnesområden. När hyllorna väl är märkta kan arkivet nästan skapas. Det är också värt att överväga om aktmappar, hängmappar, lådor eller så kallade arkivstående mappar ska användas för handlingarna
2. Arkivera företagskorrespondens efter namn
Företagskorrespondensen skulle också kunna sorteras efter avsändaren, så att du kan hitta önskade dokument under respektive företags namn.
En annan möjlighet till arkivering är sortering och lagring efter in- eller utträdesdatum. På så sätt behöver du bara hitta rätt datum och du har alla dokument som skapades en specifik dag till hands. Naturligtvis kräver ett sådant arkiv underordnad sortering, till exempel efter typ av dokument (t.ex. faktura, bankbrev, PM).
4. Arkivera bankuppgifter separat
Bankdokument bör alltid ha ett eget område i ett arkiv eller till och med en helt separat område förvaras i arkiven, eftersom de är de i särklass vanligaste dokumenten. Dessutom innehåller bankhandlingar nästan alltid känslig information som inte alla borde ha tillgång till.
5. Utrymmesbesparande men komplext – det digitala arkivet
Många företag har redan digitala arkiv. För att kunna skapa ett sådant arkiv måste alla dokument först skannas och sedan lagras som en fil på en dator med största möjliga lagringsdisk. Dessutom behöver du en bra struktur för ett digitalt arkiv, så att du när som helst kan hitta de önskade dokumenten igen. Man bör dock aldrig glömma att göra regelbundna säkerhetskopior av arkivet så att inte hela arkivet förstörs vid ett tekniskt fel (t.ex. datorskador).
Viktigt!
Många original av de på detta sätt arkiverade handlingarna kan tyvärr inte bara förstöras utan måste också förvaras, eftersom de ska förvaras enl. gällande lag. Att skapa ordning på skrivbordet på detta sätt innebär faktiskt dubbelt arbete.
Vilken form av arkiv du än väljer avgör, det hjälper definitivt till att skapa ordning på skrivbordet igen och att arkivera de dagliga dokumenten snabbt och säkert
